PDCA - Uma metodologia focada na análise da causa raiz

O PDCA é uma metodologia usada para análise e solução de problemas, onde o principal foco é encontrar e solucionar a causa raiz de um determinado problema, sendo vastamente utilizado no meio corporativo como ferramenta de investigação tanto em processos administrativos quanto em processos produtivos. O foco dessa metodologia consiste em  um processo estruturado com objetivo claro, e acima de tudo, direcionar todos os esforços em ações que deem melhor resultado, por isso a importância de seguir todos os passos para poder passar por todas as etapas e não deixar pontas soltas, fazendo com que todos os problemas resolvidos não voltem a acontecer.

Antes de detalhar a metodologia vale ressaltar a importância de termos uma equipe multidisciplinar dedicada a solução do problema, realizando reuniões periódicas, em que possa-se levar o maior conhecimento prático possível relacionado ao objetivo de resolução, assim na hora de sugestões de formas que o desvio foi acarretado teremos funções objetivas, com foco total no problema.

A metodologia PDCA, consiste em seguir etapas de um projeto de forma estruturada passando por 4 passos macros pelo sequenciamento de projeto:

Planejamento: Onde ocorre um detalhamento de conhecimento do problema, esmiuçando as possibilidades e encontrando formas de solução. Esta etapa acontece através de algumas ferramentas para Gerenciamento.

• 1º Passo: Realizar uma reunião de nivelamento, para deixar todos os integrantes da equipe na mesma pagina do trabalho, explicando o problema que irá ser resolvido e mostrando o porque esse problema foi o escolhido, explicando através de paretos, diagramas de dispersões entre outros;
• 2º Passo: Realizar uma reunião usando a metodologia BrainStorm, de modo que a equipe consiga listar todas as possíveis causas para o problema, o importante dessa etapa é não podar, desde que cada sugestão de causa venha com a explicação do porque ela estaria relacionada com o problema, deverá ser anotada e colocada para a próxima etapa;
• 3º Passo: Dividir a lista de causas que foram listadas na reunião de BrainStorm com todos os membros da equipe, sempre limitando a quantidade de ações por membro seguindo a especialidade de cada um;
• 4º Passo: Cada membro da equipe terá que efetuar o processo conhecido como 5 porquês para cada uma das causas que recebeu, o intuito desse passo é encontrar qual a causa raiz, que gerou essa causa, e listar ações para resolver de forma que esse problema não venha mais a acontecer.
• 5º Passo: Para finalizar a etapa de planejamento, é necessário realizar a organização de tudo aquilo que foi levantado como causas raízes do problema, podemos colocar tudo em um diagrama de causa e efeito mais conhecido como Yshikawa, como o exemplo abaixo:

Fazer: Onde ocorre a execução  daquilo que foi planejado, onde todas as soluções levantadas pra as causas raízes encontradas deverão estar listadas em um plano de ação, com o responsável pela ação, com prazo de finalização acordado entre as partes e deverão ser acompanhadas nas reuniões periódicas, assim conseguiremos levantar as dificuldades do trabalho e manter sempre a equipe alinhada com os passos das melhorias implantadas.

Checar: Nessa etapa é onde ocorre a verificação da efetividade das ações aplicadas, o importante é passar por todos os pontos estabelecidos e verificados nas ações estão sendo cumpridos de forma sistêmica e padronizada. A principal ferramenta que poderemos indicar para ser usada aqui é ter, de forma clara, o controle de indicadores que consigam mensurar as ações efetuadas, através de um Pareto podemos ter a sensibilidade dessas ações estarem surtindo efeito;

Agir: Etapa que consiste em realizar ações que possam corrigir falhas encontradas na etapa de checar, onde o principal objetivo é redirecionarmos possíveis distorções dentro do processo estabelecido para correção e termos melhor linealidade dentro dos parâmetros.

Conclusão

O principal foco da ferramenta é estruturarmos um processo de solução de problema padronizado de maneira que possa ser aplicado de forma sistêmica, com passos bem definidos, garantindo a comunicação entre todos os envolvidos e o controle dos indicadores necessários para melhoria de processo.