DMAIC - Uma metodologia de gestão de projetos

Fizemos um post recentemente sobre a metodologia PDCA, em que mostrei alguns passos para desenvolver um projeto com essa ferramenta, hoje irei mostrar outra ferramenta do MASP (Métodos de análises e soluções de problemas), que é amplamente usada no ambiente empresarial de modo a facilitar acharmos a causa raiz do issue, o DMAIC.

Essa ferramenta é derivada do PDCA, porém com alguns apetrechos a mais, que possibilita um controle melhor direcionado na solução do problema. Passando desde a definição clara do problema a ser solucionado e indo até o controle da estabilização das ações implantadas, para realmente garantir que o problema não volte a ocorrer. Para isso iremos seguir 4 passos:

• Definição do problema
• Medição do problema
• Análise do problema e desenvolvimento da solução
• Implantação da solução
• Controle do processo

Sugiro usar um padrão de relatório para acompanhamento e apresentação do projeto chamado de A3, no decorrer do artigo irei exemplificar o preenchimento do relatório já em formato de apresentação.

Agora iremos detalhar cada etapa.

Definição do problema: Etapa inicial, e mais importante da metodologia, é estritamente necessário termos uma definição clara do problema, especificando o máximo possível para não termos entendimento ambíguo, e direcionamento errado na causa raiz.

Medição do problema: Antes de propor a solução precisamos saber o quanto esse problema causa de dano, como a maioria do problemas no mundo empresarial é relacionado a custo, cabe realizarmos levantamentos de fluxo de dados para mensurarmos o tamanho do impacto, passando por todas as variáveis que o problema inside.

Análise do problema: Principal etapa da metodologia, consistem em realizarmos uma análise detalhada do problema, de modo a possibilitar visualizarmos as principais causas raízes que estejam gerando o problema, e para cada item levantado, é necessário listar o como realizar a solução do problema, de forma que ele não volte a acontecer.

Implantação da solução: Nessa etapa, cria-se um plano de ação que envolva todos os interessados na solução do problema, distribuindo as ações estabelecidas para a implantação da solução proposta, com seus respectivos prazos e responsáveis. É necessário um acompanhamento das ações estabelecidas e a comunicação de forma ampla de modo a ser de conhecimento de todos.

Controle do processo: Após a fase de implantação precisamos realizar a estabilização das novas propostas implantadas, nessa etapa o mais importante é a disciplina em seguir os padrões estabelecidos e conseguir acompanhar os indicadores se estão dentro das projeções estabelecidas no início do projeto, todos os desvios que venham a ser apresentado devem ser discutidos com todos os envolvidos e corrigidos, assim conseguiremos acertar de forma incisiva as divergências e desenvolver processos sólidos e arrojados para proporcionar o crescimento da companhia.

Conclusão

O melhor da ferramenta DMAIC é a objetividade que ela proporciona na análise e solução do problema, fazendo com que ele seja aplicado a problemas do cotidiano empresarial, sendo muito usado com o assunto é padronizar com uma metodologia, as implantações de melhorias nas rotinas do business.

Trabalhando com SMED - troca rápida de ferramenta

O que é SMED?

A metodologia de Shigeo Shingo (SMED – single minute exchange of die) foi publicada pela primeira vez no Ocidente em 1985, e é referência principal quando se trata de redução dos tempos de setup de máquinas. A metodologia enfatiza a separação e a transferência de elementos do setup interno para o setup externo. As diversas aplicações industriais e os artigos existentes indicam a relevância do tema e da metodologia.

O que é setup?

É o tempo de máquina parada, referente a troca de ferramental, para que possibilite a produção de um sku diferente. Engloba todas as atividades necessárias para preparar o equipamento para produzir o próximo lote, como também os ajustes necessários para regulagem do equipamento. Em jargão costumamos dizer que é desde a última peça boa do lote atual até a primeira peça boa do lote seguinte. Conforme gráfico abaixo:

Como implementar um SMED?

Para a implantação de um SMED, teremos que trabalhar acima de tudo a questão da disciplina, que é a peça fundamental para podermos aplicar a metodologia de forma que consigamos resultados positivos, uma vez que essa ferramenta necessita de uma padronização no métodos de trabalho e o essencial cumprimento desses padrões definidos na metodologia. Deixando claro isso, podemos prosseguir com a aplicação da ferramenta, teremos assim 4 passos simples para aplicação do SMED:

1. Fotografar o cenário atual - Consiste nada mais que um mapeamento do processo atual como ele realmente "é", para isso aconselho realizar esse acompanhamento de forma esporádica assim teremos a foto que irá representar o mais fidedigno possível como está o nosso processo.
2.  Analisar o cenário atual - Nessa etapa iremos realizar uma separação nas atividades encontradas durante o setup, classificando-as como atividades internas ou como atividades externas, sabendo que:
   • Atividades internas - serão aquelas atividades que necessariamente terão que ocorrer enquanto a máquina estiver parada, não podendo ocorrer com a máquina em funcionamento. Exemplo> a troca de um molde em uma máquina de injeção;
   • Atividades externas - serão aquelas atividades que poderão ser realizadas com a máquina em funcionamento, onde o acontecimento delas não atrapalhará o desempenho do equipamento. Exemplo> o transporte do molde até a máquina de injeção;
3. Transformar atividades internas em externas - Agora é hora de colocar o lado esquerdo do cérebro para suar, nessa etapa precisaremos verificar se existe alguma atividade que está classificada com interna que poderemos criar algum dispositivo que possibilite ela ser realizada em quanto a máquina estiver produzindo, tornando-a uma atividade externa. Exemplo> folgar os parafusos do molde. Obs.: Essa é a etapa mais difícil do trabalho, pois exige uma nova engenharia do processo, por isso usem a criatividade.
4. Reduzir os tempos das atividades internas e externas - Agora é hora de fazermos um pente fino em todas as atividades, de modo a identificarmos oportunidades para redução de micro atividades, alinhamento dos 5s e etc.

Abaixo um gráfico para ficar mais claro tudo que dissemos até agora:



Benefícios em utilizar a ferramenta SMED

• Melhor balanceamento das atividades;
• Aumento da capacidade de produção;
• Possibilita redução no tamanho dos lotes;
• Redução das falhas e paradas de máquinas;
• Possibilita redução do inventário(Custo de armazenagem, capital parado etc.);
• Flexibilidade de produção;

Existe inúmeros benefícios relacionado a essa ferramenta, porém o mais válido de todos é o detalhe do conhecimento do processo que ele lhe dará, através da metodologia você passa a conhecer os pontos mais primordiais das operações, facilitando a atuação em diversos outros trabalhos.

PDCA - Uma metodologia focada na análise da causa raiz

O PDCA é uma metodologia usada para análise e solução de problemas, onde o principal foco é encontrar e solucionar a causa raiz de um determinado problema, sendo vastamente utilizado no meio corporativo como ferramenta de investigação tanto em processos administrativos quanto em processos produtivos. O foco dessa metodologia consiste em  um processo estruturado com objetivo claro, e acima de tudo, direcionar todos os esforços em ações que deem melhor resultado, por isso a importância de seguir todos os passos para poder passar por todas as etapas e não deixar pontas soltas, fazendo com que todos os problemas resolvidos não voltem a acontecer.

Antes de detalhar a metodologia vale ressaltar a importância de termos uma equipe multidisciplinar dedicada a solução do problema, realizando reuniões periódicas, em que possa-se levar o maior conhecimento prático possível relacionado ao objetivo de resolução, assim na hora de sugestões de formas que o desvio foi acarretado teremos funções objetivas, com foco total no problema.

A metodologia PDCA, consiste em seguir etapas de um projeto de forma estruturada passando por 4 passos macros pelo sequenciamento de projeto:

Planejamento: Onde ocorre um detalhamento de conhecimento do problema, esmiuçando as possibilidades e encontrando formas de solução. Esta etapa acontece através de algumas ferramentas para Gerenciamento.

• 1º Passo: Realizar uma reunião de nivelamento, para deixar todos os integrantes da equipe na mesma pagina do trabalho, explicando o problema que irá ser resolvido e mostrando o porque esse problema foi o escolhido, explicando através de paretos, diagramas de dispersões entre outros;
• 2º Passo: Realizar uma reunião usando a metodologia BrainStorm, de modo que a equipe consiga listar todas as possíveis causas para o problema, o importante dessa etapa é não podar, desde que cada sugestão de causa venha com a explicação do porque ela estaria relacionada com o problema, deverá ser anotada e colocada para a próxima etapa;
• 3º Passo: Dividir a lista de causas que foram listadas na reunião de BrainStorm com todos os membros da equipe, sempre limitando a quantidade de ações por membro seguindo a especialidade de cada um;
• 4º Passo: Cada membro da equipe terá que efetuar o processo conhecido como 5 porquês para cada uma das causas que recebeu, o intuito desse passo é encontrar qual a causa raiz, que gerou essa causa, e listar ações para resolver de forma que esse problema não venha mais a acontecer.
• 5º Passo: Para finalizar a etapa de planejamento, é necessário realizar a organização de tudo aquilo que foi levantado como causas raízes do problema, podemos colocar tudo em um diagrama de causa e efeito mais conhecido como Yshikawa, como o exemplo abaixo:

Fazer: Onde ocorre a execução  daquilo que foi planejado, onde todas as soluções levantadas pra as causas raízes encontradas deverão estar listadas em um plano de ação, com o responsável pela ação, com prazo de finalização acordado entre as partes e deverão ser acompanhadas nas reuniões periódicas, assim conseguiremos levantar as dificuldades do trabalho e manter sempre a equipe alinhada com os passos das melhorias implantadas.

Checar: Nessa etapa é onde ocorre a verificação da efetividade das ações aplicadas, o importante é passar por todos os pontos estabelecidos e verificados nas ações estão sendo cumpridos de forma sistêmica e padronizada. A principal ferramenta que poderemos indicar para ser usada aqui é ter, de forma clara, o controle de indicadores que consigam mensurar as ações efetuadas, através de um Pareto podemos ter a sensibilidade dessas ações estarem surtindo efeito;

Agir: Etapa que consiste em realizar ações que possam corrigir falhas encontradas na etapa de checar, onde o principal objetivo é redirecionarmos possíveis distorções dentro do processo estabelecido para correção e termos melhor linealidade dentro dos parâmetros.

Conclusão

O principal foco da ferramenta é estruturarmos um processo de solução de problema padronizado de maneira que possa ser aplicado de forma sistêmica, com passos bem definidos, garantindo a comunicação entre todos os envolvidos e o controle dos indicadores necessários para melhoria de processo.

5S - Uma forma simples de organização

Ferramenta simples e de fácil assimilação para aplicação em qualquer ambiente de trabalho, derivada da metodologia aplicada no STP(Sistema toyota de produção), essa técnica é a base para qualquer trabalho de melhoria, seja no ambiente administrativo, e principalmente no chão de fábrica.

Essa metodologia consiste em seguir os 5 passos que advém das iniciais das palavras japonesas que nomeiam cada etapa:

Seiri - Dito como senso de utilização, etapa na qual faz com que se classifique todas as coisas que estão no ambiente de trabalho, de modo a ser definido apenas entre úteis e não úteis, apesar de parecer óbvio, quando aplicamos verificamos que temos muitas coisas no ambiente de trabalho que não temos usos frequentes, por isso a necessidade de passarmos para essa etapa, coisas demais acaba atrapalhando no desempenho das tarefas, fazendo com que se perca tempo no meio de várias distrações.

Seiton - Dito como senso de organização, nessa etapa teremos que definir um local específico para todas as coisas que ficaram depois que fizemos a etapa Seiri, depois que tivermos a definição é necessário fazer a identificação do local para que tenhamos facilidade de qualquer pessoa que ocupar o posto conseguir saber onde encontrar e onde colocar os utensílios. Uma definição clássica para essa etapa é:"Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar".

Seisou - Dito como senso de limpeza, essa etapa foca em termos um ambiente ideal no tocante a SSMA, um ambiente limpo é primordial para melhor adequação da operação tornando mais produtiva e salubre, fazendo com que não haja distrações e perda de eficiência operacional.

Seiketsu - Dito como senso de saúde, a ideia agora é realizarmos uma avaliação na parte ergonômica do posto de trabalho, de modo a identificarmos e corrigirmos todas os pontos que possam prejudicar o usuário, dentre eles podemos destacar: Nível de ruídos, Qualidade do ar, distância de operação, postura entre outros.

Shitsuke - Apesar do posto do trabalho já está pronto, essa é a mais importante de todas as etapas, a "Disciplina", teremos que ter todas as pessoas envolvidas no processo com o foco em manter o processo, a verdadeira força dessa metodologia está em conseguir manter a atividade dentro do padrão, assim manteremos o ambiente organizado e pronto para atingirmos os indices de excelência produtiva.

Apesar da técnica ser simples, a aplicabilidade dela é muito vasta e os resultados são impressionantes. Além disso, ela é essencial para iniciarmos qualquer processo de melhoria, seja ele em qual ambiente for.

Até a próxima.

Métodos de custeio de produção de forma prática - Parte 1

Um dos pontos mais complexos no ambiente industrial é apurar de forma assertiva os custos reais dos produtos produzidos, para essa tarefa árdua existe algumas metodologias que possibilitam padronizar a apuracão e termos melhor exatidão na definição dos custos reais de produção.

Os pontos que iremos abordar será uma decomposição das 3 metodologias mais usadas na formação de custo, bem como a forma de sua aplicação, passando por todos os pontos que o compõe e suas formas de cálculo, o intuito é que no final dos 4 artigos dessa série, tenhamos clareza de como efetivamente os custos de produção são montados e como relacionamos esses custos com os objetivos gerais da empresa.

A primeira parte na formação de custo está relacionada ao conhecimento do produto, como ele é composto e qual o processo produtivo que existe para que ele seja produzido, para exemplificar as explicações usaremos um produção padrão, abaixo as características desse produto:

Nome do Produto: Caixa de presente.

Tamanho: 12 Cm de altura X 15 Cm de comprimento X 12 Cm de largura.

Consumo de Matéria Prima: 1,25 metros de papel.

Custo do Metro de Papel: 2 reais

Descrição do processo de fabricação: O nosso processo de fabricação está dimensionado em células de produção, onde cada célula tem uma capacidade de 50 caixas por dia, e está estruturada da seguinte forma:

• Operação de pigmentação do papel, com 2 operadores.
• O processo de corte com 1 operador.
• E no final o processo de montagem e acabamento com 2 operadores por células.

O custo por mês de cada operador é de 2.500 reais;

Além dos custos listados anteriormente, ainda existe os chamados custos fixos, que são todos que não estão relacionadas ao volume que será produzido, como as despesas com o prédio da fábrica, os salários dos gerentes, água, energia e etc...

Custo fixos totais por mês de 80.000 reais.

Para o nosso exemplo, iremos produzir uma demanda de 8.000 unidades no mês.

Como nosso exemplo existe apenas 1 tipo de produto, não teremos complicações em montar o custo do produto, conforme abaixo:

Custo de MOD

Demanda mês: 8.000

Dias úteis no mês: 20 dias

Demanda média dia = Demanda mês/Dias úteis = 8000/20 = 400

Capacidade por célula: 50 unidades/dia

Células necessárias = Demanda dia/Capacidade dia = 400/50 = 8

Operadores por células: 5

Total de Operadores = Células necessárias * Operadores por células = 8*5 = 40

Custo por operador: 2.500 reais

Custo total de MOD(Mão de obra direta) = 2500*40 = 100.000 reais

Custo de Matéria prima

Demanda mês: 8.000

Consumo de MP por unidade: 1,25 metro

Custo do metro: 2 reais

Matéria prima necessária total: Consumo por unidade * Demanda total * Custo por metro = 8000 * 1,25 * 2 = 20000

Custo de MP total = 20.000 reais

Custo total = Custo de MOD + Custo de MP + Custos fixos

Custo total = 100.000 + 20.000 + 80.000 = 200.000 reais

Custo por unidade produzida = custo total / total produzido = 200.000 / 8.000 = 25 reais

Apesar do racional para calculo do custo de produção ser simples, é uma ferramenta poderosa quando queremos identificar as alavancas que temos para atuar nos desvios que impactam os custos de produção, e claro que o exemplo que usamos temos apenas um tipo de produto, um único SKU, o que torna nossa análise simples e objetiva. Nos próximos artigos irei mostrar exemplos das metodologias que temos para separar os custos dentro do ambiente produtivo quando tiver produtos diferentes em seus processo, com capacidades produtivas diferentes e linhas de produção diferentes.

Até a próxima.